会展管理：从策划到执行的全方位指南

在某个具体时间、具体地点，汇聚大量工作人员、物资、财产、信息，这便是会展业的独特性。而要让一个会展活动成功召开，初期需要经过大量的筹备工作。会展管理是考验会展组织者、会展承办者、以及会展参与者的一个大考场。每一个会展活动现场发生的局势都会有所不同。这就需要从事会展管理的指挥协调人员必须具有应对突发事件的综合能力，唯有如此，展会才可以按照计划顺利开展。

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展会布展阶段管理

参展商报到之前，主办方应督促好两项工作任务：一是按图纸提前做好展台区域的地线划分，标明展台号；二是按照图纸搭好现场服务办公的场地。保证产品运输安全是展品运输与管理的关键，必须严格按照展前建立的物流计划分区域推行展品的就位工作任务。

参展商布展管控的第一项关键工作是接待参展商报到，这也是参展商对主办方现场服务的第一印象，必须要引起主办方各现场工作人员的高度重视。主办方工作人员协助参展商了解和展会有关的各种服务信息和规定。

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展会开办时期的管控

开幕式是会展管理正式开始的标志，开办开幕式的目的是为了营造气氛、提升影响力、提升展会知名度、吸引更多的观众来参加展会。开幕式是参展商和观众对展会第一印象，是主办方向社会公众展现会展规模和实力的大好机会。

在展会现场，开展与展会主题相关的活动主要包括论坛、会议、表演、比赛等，这样的活动能够起到活跃会展现场氛围、健全会展功能的作用，主办方、行业协会、参展商都会成为这样的活动的主办方。在会展活动开展环节需在细节管理的基础之上推行问题管理法，规定会展活动的每一位工作人员通过细节管理及时处理工作中遇到和存在的问题，并且在工作结束后对问题的改善情况进行梳理，以提升会展活动的管理水平和服务质量。

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会展管理原则

首位，尽量利用服务链外包服务，进行监控；

其次，指定专人在专门时间段承担专项工作，明确职责，区分责任，落实到人；

再次，针对重要工作，推行双重核查制度；

然后，对关键环节，负责人应及早指出注意问题，实时监督；

最后，加强对临时用工的短期培训。

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展会撤展时期的管控

会展结束的标志是撤展会议的召开。一般是在撤展前天上午举行会议，商议撤展的各个环节，确立各单位的责任，特别要确定撤展的具体时间，分别为终止观众登记注册的时间段、终止观众进场的时间段、观众退场的时间、断电的时间、开出门证的时间、启用货物通道的时间段、闭馆的时间等。撤展前天下午，办展机构就可以将相关情况以书面形式通知各参展商，以利于其安排第二天的工作。