展会现场管理：驾驭展会的各个关键环节

应对生机勃勃新形势、五花八门的新事物、多行业协作扩展生存层面的新实践，传统会展场馆管理模式也应该有质的飞跃。在某一个准确时间、地点，汇聚大量人员、物资、财产、信息，这便是会展行业的独特性。而要让1个会展项目圆满召开，早期务必经过大量的前期准备工作。展会现场管理是磨练会展策划者、会展承办者、及其会展参与者的一个很大的考场。每一个会展项目现场所产生的事态都会有所不同。这就需要从事专业会展项目现场管理的指挥协调人员应具有处置突发事件的综合能力，唯有如此，展览会才可以按照计划顺利开展。

展会布展阶段管理

展会的展会布置环节为会展现场管理的前期工作，主要包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、展商展会布置管理、现场保洁与安全保卫等相关工作。展台搭建的管理通常是催促组织协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合，一起讨论预防展台搭建、展品运输中需要注意的问题，以确保展会布置工作的顺利进行。

展商报到之前，主办单位应催促好两项工作：一个是按图纸搞好展台区域的地线区划，标出展台号；第二是按照图纸搭好接待服务办公的场所，例如举办方办公室，或主办单位、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各单位人员、各种各样器材和资料等落实到位。

保证产品货物运输安全是展品运输及管理的核心，必须严格按照展前制定的物流计划分区域执行展品的到位工作。主场运输商可以通过展品代理（通关、验收、运输等）提前掌握绝大多数展品资料，特别是进馆的时间进度，协调运输方、搭建商、展商间的工作。展品进入到场馆后其包装箱的堆放及管理经常被忽视，往往成为现场管理的盲区。

展览会开办环节的管理

开幕式是会展现场管理正式开始的标志，开办开幕式的目的是为了营造气氛、提升影响力、提升展览会的知名度、吸引住更多的观众来参加展会。开幕式是展商和人们对展览会第一印象，是主办单位向社会公众展现会展规模和实力的大好机会。

01开幕式重要性

02开幕式筹划

成功的展览会开幕式不但能增强展商和人们对展会的信心，还能提高业界和人们对展会的关注程度，扩张展会的影响，推广展览会的品牌形象。一般而言，开幕式筹划主要工作内容有确定领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队等相关内容。

03观众注册

观众们是展会的主体，专业观众是展商的上帝，并且也有可能是潜在的展商。因而，搞好观众们登记工作至关重要。为了能更好的了解观众们结构，就必须了解和观众相关的精准数据。最先，观众们注册和登记处应该有显著标志，有利于观众们及时寻找并办理现场注册手续。

展会撤展环节的管控

展会现场管理

会议结束

会展结束的标志就是撤展会议的召开。一般是在撤展头天早上召开工作会议，商议撤展的各个环节，确立各单位的岗位职责，特别要确定撤展的具体时间，分别为终止观众们登记的时间、终止观众们进场的时间、观众们退场的时间、断电的时间、开出门证的时间、打开货物通道的时间、闭馆的时间等。

撤展小细节

撤展头天下午，组展机构就可以将相关情况以书面形式通知各展商，这样有利于其分配第二天的工作。主要工作包含拆除展台；帮助展商顺当退回展具，帮助展商妥善处置展品；搞好展场清理，强化安全和消防警卫工作妥善处理撤展留下来的很多垃圾；全场断电后，查询展场的电表读数便于结账；核查并确定现场费用的清单，规定时间付清费用；将主办方的全部现场资料和设备等汇总后运出展场。会展结束之后，主办单位根据会展过程中遇到的新、老问题进行整理并提出解决方案或建议，为今后的工作提供借鉴。

细节把控在人潮涌动的展会现场管理，组织管理人员必须管理纷繁复杂的工作，如现场布置、设备搭建、嘉宾招待、会场签到、流程场控、礼物发放、礼仪服务、分会场/区域管控、大会安保等等，现场工作人员不仅忙碌工作的现场工作中挣扎突围，还需要应对随时随地可能发生的紧急情况事项。此刻，高效率的会展现场管理就尤为重要了。